الجامعة الهاشمية    مركز الأخبار                                                                                                                                                                                        
 

رسالة المكتب:

    أنشئ مكتب العطاءات المركزية في الجامعة  من أجل تأمين إحتياجات الدوائر والعمادات في الجامعة من اللوازم والمستهلكات والأجهزة المتنوعة التي تزيد قيمتها على 10000 (عشرة آلاف دينار) كذلك إحالة عطاءات المباني والمنشاءات التي تزيد قيمتها على 10000 دينار.

 

أهداف المكتب:

        يهدف مكتب العطاءات المركزية الى تحقيق مايلي:

1-   توفير التسهيلات والإحتياجات اللازمة للإرتقاء بالعملية التعليمية والأكاديمية من خلال:

‌أ-     إحالة الاجهزة العلمية التي يستخدمها كل من الطلبة والعاملين والمدرسين.

‌ب- تأمين خدمات النظافة الضرورية لمرافق الجامعة وأبنيتها وساحاتها من خلال إحالة عطاء تنظيف مباني وساحات الجامعة ومتابعة تنفيذه بالشكل السليم وبالتنسيق مع جهات الجامعة الأخرى ذات العلاقة.

‌ج-   تأمين سلامة موجودات الجامعة وحفظ الأمن فيها من خلال طرح وإحالة عطاء الأمن والحماية.

‌د-  تأمين تقديم الخدمات اليومية لكل من الطلاب والعاملين في الجامعة من خلال تأجير مساحات أو تجهيزات ومباني في الجامعة تقدم فيها الأطعمة والمشروبات أوتبيع القرطاسية او تقدم خدمة التصوير للوثائق والخدمات الضرورية الأخرى، ومتابعة تأمين هذه الإحتياجات.

‌ه-  التامين على امول الجامعة المنقولة وغير المنقولة بالإضافة الى التأمين على حياة الطلبة من خلال طرح عطاءات التأمين في الجامعة واحالتها.

2- السعي الى ضمان إدارة موارد الجامعة المالية على الوجه الأمثل وإنفاق مثل هذه الموارد بشكل يعظم منفعة الجامعة من هذه الموارد ويخدم رسالتها، وبالتنسيق مع جهات الجامعة المعنية الأخرى.

3- تعزيز التنافسية وترسيخ مفهومها لدى المجتمع المحلي من خلال إدارة العطاءات بنزاهة وشفافية، واعتماد الأسس الموضوعية في العطاءات.

4- المساهمة في دعم وتطوير القطاع الخاص المحلي من خلال تسهيل اشتراكه في عطاءات الجامعة المختلفة وإحالاتها  طالما خدم ذلك مصلحة الجامعة ورسالتها.

5-  حفظ الملفات والوثائق لمختلف العطاءات بحيث توفر مرجعاً يسهل الوصول اليه والاستعانة به في المستقبل من خلال الأرشفة الموجودة في المكتب لهذه الغاية.

6-  تعزيز الثقة بين الجامعة والمجتمع المحلي من خلال وضوح القرارات المتعلقة بالعطاءات وسلامتها وشفافيتها والتأكد من أنها قائمة على أسس سليمة وثابتة لتعزز مبدأ التنافس الحر الذي تسعى الجامعة الى تحقيقه سواءً من خلال طرح العطاءات أو إحالاتها.

 

 

التطلعات المستقبلية للمكتب

        تشتمل الخطة الاستراتيجية والتطلعات المستقبلية للمكتب على محاور عدة رئيسية:

أولاً: تطوير الكفاءة والقدرة الانتاجية للعاملين في المكتب:-

        والمراد هنا بتطوير العاملين في المكتب هو من خلال زيادة قدراتهم وتطوير مهاراتهم الشخصية والعملية في سبيل تأهيلهم للقيام بالعمل بوقت أسرع وبدقة اكثر وبفعالية أكبر. ولكي يتم لنا ذلك نقترح عقد دورات اثرائية في مجال الكمبيوتر واللغة الانجليزية والمجالات المتعلقة بالعطاءات .

 

ثانياً: تطوير آلية العمل في المكتب:

        تماشيا مع التطور التكنولوجي الذي نشهده في مجالات شتى، وما انعكس ذلك على طبيعة الأعمال وكيفية أدائها لذا فإن أي مؤسسة او دائرة يجب أن تسعى الى تطوير آلية إنجاز العمل فيها لتتماشى مع هذا التطور المتسارع، من خلال ارشفة الديوان وتفعيل وتحديث حوسبة العطاءات وجميع الاجراءات فيها ولمراعاة ذلك نقترح ما يلي لتطوير العمل في المكتب من خلال عدة إجراءات:

1- حوسبة العمل في المكتب: من خلال حوسبة عمل الديوان (والمحوسب أصلاً في الجامعة فلا صعوبة في تطبيقه في المكتب)، وحوسبة أعمال الكفالات بحيث يتمكن الموظف المختص بها من إدخال الكفالة وقيمتها ورقمها وتاريخ انتهائها والبنك الصادرة عنه والتاريخ الذي سيطلب فيه تمديدها بسهولة من خلال بعض البرمجيات التي تعينه على ذلك، أيضا يمكن العمل على حوسبة الإحالات من خلال إعطاء الرقم التلقائي لقرارات الإحالة مثلاً أو حتى إجراء المجاميع الفرعية والكلية داخل قرار الإحالة نفسة، وغيرها من الأفكار التي من الممكن طرحها عند البدء بعملية الحوسبة، أيضا يمكن حوسبة عملية الحفظ والأرشفة وهو الأمر الذي نعكف على تحقيقه وانجازه بالتنسيق مع مركز الحاسوب ونأمل بتنفيذه قريباً .

وكذلك حوسبةأركان العمل المختلفة ومن خلال الشبكة الداخلية WorkGroup (مجموعة العمل) يسهل التواصل بين العاملين في المكتب لإنجاز أية معاملة دون الحاجة الى التنقل من مكتب الى آخر،

 

2-   ألتنسيب لرئاسة الجامعة بالموافقة على إتلاف الوثائق القديمة والتي لم تعد الجامعة بحاجة لها، وخاصة الوثائق أو العروض القديمة والتي تأخذ حيزاً كبيراً  في ارشيف مكتب العطاءات بالإضافة الى أنها تعيق الوصول الى الكثير من الملفات أو الوثائق التي  قد تطلب في أي وقت، ونقترح أن تتم هذه العملية أولاً بأول، وبشكل دوري (كل سنة مثلاً)، وحسب الأنظمة والتعليمات الخاصة بالإتلاف.

ب. إستحداث جهاز ماسح ضوئي (سكانر) لإستخدامه في أعمال الديوان والأرشفة الإلكترونية، بالإضافة الى استخدامه في الإحالات وتوفير عملية طباعة الكثير من البيانات.

ثالثاً: زيادة كادر مكتب العطاءات وملىْ الشواغر المطلوبة نظراً لوجود نقص في الكادر.

 

رابعاً: نظراً للترابط الوثيق فيما يخص طبيعة وآلية العمل بين الدائرة المالية من جهة، ومكتب العطاءات واللوازم من جهة أخرى سيتم إيجاد نظام محوسب مشترك بين الجهات الثلاث يمكنها من التغلب على المشاكل والمعوقات , ويسهل ويسرع الاجراءات التي تحمل طابع التكاملية بين الدوائر الثلاث .

 

خامساً: أ. تعديل الهيكل التنظيمي للمكتب بحيث يتحول الى دائرة من أربع شعب  وبما يتناسب مع واقع وأهمية وحجم العمل في المكتب.

ب. إنشاء شعبة للشؤون القانونية تكون مهامها وواجباتها كمايلي:

1-  تقديم المشورة القانونية في الجانب القانوني من قرارات لجنة العطاءات المركزية.

2- اعداد الصياغة القانونية للقرارات الصادرة عن مكتب العطاءات المركزية تلافياً للطعن فيها أمام الجهات المختصة.

3-  حصر وتدقيق وتصنيف وفهرسة وحفظ جميع القرارات الصادرة عن المكتب.

4- اعداد صيغ العقود والاتفاقيات ذات العلاقة بعمل مكتب العطاءات والتي تبرم مع أي طرف آخر أو الاشتراك في اعدادها وتقديم المشورة القانونية حول تطبيقها.

5-  اعداد مشاريع القوانين والأنظمة والتعليمات اللازمة ذات العلاقة بعمل المكتب.

6- المبادرة الى بيان الثغرات في القوانين والأنظمة والتعليمات المعمول بها من خلال تطبيقها على الواقع واقتراح التعديلات الازمة لها.

7- المبادرة الى طلب تفسير احكام القوانين والأنظمة التي يكتنفها الغموض في التطبيق أو اختلاف الآراء حول تطبيقها.

حفظ وتوثيق المراجع القانونية اللازمة والموسوعات القانونية والجريدة الرسمية.